Pedoman dasar Pengelolaan Masjid

PEDOMAN KEPENGURUSAN

TA’MIR MASJID “JAMI’ GRIYA TIPAR CAKUNG” JAKARTA






Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” adalah penggerak organisasi dalam beraktifitas mencapai tujuan. Gerak langkah pengurus yang terarah, terstruktur serta memiliki metode dalam setiap tindakannya sangat diharapkan sekali agar menghasilkan kinerja yang harmonis dan bermutu. Untuk itu perlu disusun suatu pedoman yang memberi petunjuk secara umum dalam kepengurusan Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung”. Pedoman ini selanjutnya menjadi dasar pegangan Pengurus dalam beraktifitas.



I. PENGURUS


1.1. Pengertian Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung”.

Sesuai dengan Anggaran Dasar pasal 13, Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” adalah pelaksana kepemimpinan organisasi yang mengemban amanah dan bertanggungjawab kepada jama’ah. Karena sifat kepemimpinannya, maka Pengurus memiliki wewenang dan tanggungjawab sebagaimana diatur dalam Anggaran Rumah Tangga pasal 11 dan 12.


1.2. Status Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung”.

a. Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” adalah lembaga kepemimpinan tertinggi dalam organisasi.

b. Mengemban amanah organisasi dalam masa kepengurusan 3 (tiga) tahun terhitung semenjak tanggal Ketua Umum dilantik dalam Musyawarah Jama’ah.

c. Bertanggungjawab kepada jama’ah melalui Musyawarah Jama’ah.


1.3. Tugas dan kewajiban Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung”.

a. Melakukan pelantikan kepengurusan lengkap Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” .

b. Melaksanakan hasil-hasil Musyawarah Jama’ah.

c. Melakukan sosialisasi hasil-hasil Musyawarah Jama’ah dan kebijakan organisasi kepada lembaga-lembaga di bawahnya dan jama’ah.

d. Menyelengarakan Sidang Pleno tiap tahun sekali, yang dihadiri seluruh Pengurus Ta’mir Masjid, Majelis Syuro, Pengurus Remaja Masjid dan Pengurus Majelis Ta’lim Ibu-Ibu Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung”.

e. Menyelenggarakan Rapat Kerja Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” tiap tahun sekali guna menjabarkan Program Kerja hasil Musyawarah Jama’ah.

f. Menyelenggarakan rapat-rapat kepengurusan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

g. Menyelenggarakan dan menyiapkan Draft Materi Musyawarah Jama’ah di akhir masa kepengurusannya.

h. Menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” kepada jama’ah melalui forum Musyawarah Jama’ah.

i. Melantik dan mengesahkan kepemimpinan lembaga-lembaga di bawahnya berdasarkan hasil-hasil musyawarah kelembagaan tersebut.

j. Melakukan pembinaan lembaga-lembaga di bawahnya.

k. Memberi sangsi dan merehabilitasi anggota atau personil Pengurus yang dianggap melanggar aturan organisasi.

l. Menjaga imamah dan ukhuwah jama’ah.


1.4. Struktur Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung”.

a. Struktur organisasi Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” berbentuk Lini-Staff.

b. Kepemimpinan tertinggi di tangan Ketua Umum dan didelegasikan kepada masing-masing Ketua Bidang yang membawahi departemen-departemen.

c. Berdasarkan pembidangan kerjanya terdiri dari 6 (enam) bidang, yaitu:

1. Bidang Da’wah.

2. Bidang Humas Masjid.

3. Bidang Perempuan.

4. Bidang Pendidikan dan Pelatihan.

5. Bidang Perlengkapan.

6. Bidang Pembinaan Remaja Masjid.

d. Untuk meningkatkan efektifitas kepemimpinan dibantu oleh staf sesuai dengan hirarkinya, yaitu: Sekretaris Umum, Bendahara, Wakil Bendahara dan masing-masing Sekretaris Bidang.

e. Komposisi personalia Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” adalah sebagai berikut:


1. KU : Ketua Umum

2. KDW : Ketua Bidang Da’wah

3. KHM : Ketua Bidang Humas Masjid

4. KBR : Ketua Bidang Perempuan

5. KPP : Ketua Bidang Pendidikan dan Pelatihan

6. KBP : Ketua Bidang Perlengkapan

7. KPR : Ketua Bidang Pembinaan Remaja Masjid

8. B : Bendahara

9. WB : Wakil Bendahara

10. SU : Sekretaris Umum

11. SDW : Sekretaris Bidang Da’wah

12. SHM : Sekretaris Bidang HUMAS Masjid

13. SBR : Sekretaris Bidang Perempuan

14. SPP : Sekretaris Bidang Pendidikan dan Pelatihan

15. SBP : Sekretaris Bidang Perlengkapan

16. SPR : Sekretaris Bidang Pembinaan Remaja Masjid

17. DDW : Departemen Bidang Da’wah

18. DHM : Departemen Bidang Humas Masjid

19. DBR : Departemen Bidang Perempuan

20. DPP : Departemen Bidang Pendidikan dan Pelatihan

21. DBP : Departemen Bidang Perlengkapan

22. DPR : Departemen Bidang Pembinaan Remaja Masjid








1.6. Job Description.

Guna memperjelas mekanisme kerja masing-masing personalia Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” dirumuskan Job Description (Penjabaran Kerja) sebagai berikut:


1. Ketua Umum (KU)

Pengemban amanah organisasi yang dipilih pada waktu Musyawarah Jamaah. Bertanggung jawab atas terlaksananya seluruh amanah organisasi yang dibebankan dalam Program Kerja maupun peraturan organisasi. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

A. Memimpin kegiatan rutin organisasi secara umum.

B. Memimpin Rapat Umum pengurus.

C. Memimpin dan mewakili Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” dalam kegiatan ekstern.

D. Mengkoordinir, memotivisir, dan membimbing seluruh kegiatan bidang dan departemen dalam melaksanakan amanah organisasi.

E. Mempertanggungjawabkan kepengurusan organisasi dalam Musyawarah Jama’ah.

F. Menyelengarakan Rapat Umum minimal tiga bulan sekali.


2. Ketua bidang Da’wah (KDW)

Pembantu langsung Ketua Umum yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Pembinaan Jamaah. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

A. Memimpin dan mewakili kegiatan rutin Bidang Pembinaan Jamaah.

B. Memimpin rapat Bidang Pembinaan Jamaah.

C. Mewakili Ketua Umum berdasarkan asas pendelegasian.

D. Memotivisir jamaah dalam memakmurkan Masjid dengan menyelenggarakan kegiatan peribadatan khususnya sholat dan peringatan hari-hari besar umat Islam.

E. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang meningkatkan keimanan, keilmuan dan ketaqwaan jamaah.

F. Memberikan laporan tentang kegiatan Bidang Pembinaan Jamaah kepada Ketua Umum.

G. Menyelenggarakan Rapat Bidang Pembinaan Jamaah minimal dua bulan sekali.

H. Menggantikan posisi Ketua Umum apabila berhalangan tetap sebagai Pejabat Sementara Ketua Umum.


3. Ketua bidang Humas Masjid (KHM)

Pembantu langsung Ketua Umum yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Hubungan Kemasyarakatan dan Pengembangan Masjid. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

A. Memimpin dan mewakili kegiatan rutin Bidang Humas Masjid.

B. Memimpin rapat Bidang Humas Masjid.

C. Mewakili Ketua Umum berdasarkan atas asas pendelegasian.

D. Melakukan Pendokumentasian secara utuh tentang masjid.

E. Membangun, dan mengembangan pandangan masyarakat tentang Masjid dan sarana lainnya.

F. Menjaga hubungan baik antara masjid dengan lingkungannya.

G. Memberikan laporan tentang kegiatan Bidang Humas Masjid.

H. Menyelenggarakan Rapat Bidang Humas Masjid minimal dua bulan sekali.

I. Menggantikan posisi Ketua Umum apabila berhalangan tetap sebagai Pejabat Sementara Ketua Umum setelah KPJ.


4. Ketua bidang Perempuan (KPR)

Pembantu langsung Ketua Umum yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Perempuan. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

A. Memimpin dan mewakili kegiatan rutin Bidang Perempuan.

B. Memimpin rapat Bidang Perempuan.

C. Membantu jamaah dalam bentuk program berkala diantara pengajian wanita.

D. Menyelenggarakan kegiatan sosial atau kemasyarakatan.

E. Mewakili Ketua Umum berdasarkan atas asas pendelegasian.

F. Memberikan laporan tentang kegiatan Bidang Perempuan kepada Ketua Umum.

G. Menyelenggarakan Rapat Bidang Perempuan minimal dua bulan sekali.

J. Menggantikan posisi Ketua Umum apabila berhalangan tetap sebagai Pejabat Sementara Ketua Umum setelah KPPM.


5. Ketua bidang Pendidikan dan Pelatihan (KPP)

Pembantu langsung Ketua Umum yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Pendidikan dan Pelatihan. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

A. Memimpin dan mewakili kegiatan rutin kegiatan Bidang Pendidikan dan Pelatihan.

B. Memimpin Rapat Bidang Pendidikan dan Pelatihan.

C. Mewakili Ketua Umum berdasarkan atas asas pendelegasian.

D. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang meningkatkan keilmuan dan keterampilan jamaah, baik anak-anak, remaja maupun orang tua.

E. Membina Taman Pendidikan Al Quraan (TPA).

F. Memberikan laporan tentang kegiatan Bidang Pendidikan dan Pelatihan kepada Ketua Umum.

G. Menyelenggarakan Rapat Bidang Pendidikan dan Pelatihan minimal dua bulan sekali.

K. Menggantikan posisi Ketua Umum apabila berhalangan tetap sebagai Pejabat Sementara Ketua Umum setelah KKU.


6. Ketua bidang Perlengkapan (KBP)

Pembantu langsung Ketua Umum yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Dana dan Perlengkapan. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

A. Memimpin dan mewakili kegiatan rutin Bidang Perlengkapan.

B. Memimpin Rapat Bidang Perlengkapan.

C. Melakukan inventarisasi dan penambahan inventaris Masjid.

D. Mencari, mengelola dan mengembangkan perlengkapan.

E. Mewakili Ketua Umum berdasarkan atas asas pendelegasian.

F. Memberikan laporan tentang kegiatan Bidang Perlengkapan kepada Ketua Umum.

G. Menyelenggarakan Rapat Bidang Perlengkapan minimal dua bulan sekali.

L. Menggantikan posisi Ketua Umum apabila berhalangan tetap sebagai Pejabat Sementara Ketua Umum setelah KPP.


7. Ketua bidang Pembinaan Remaja Masjid (KPRM)

Pembantu langsung Ketua Umum yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan Program Kerja Pembinaan Remaja Masjid. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

A. Memimpin dan mewakili kegiatan routine Bidang Pembinaan Remaja Masjid.

B. Memimpin Rapat Bidang Pembinaan Remaja Masjid.

C. Mengaktifkan dan membina organisasi Remaja Masjid.

D. Menyelenggarakan kegiatan peningkatan keimanan, keilmuan, keterampilan dan kemasjidan bagi anggota dan Pengurus Remaja Masjid.

E. Mewakili Ketua Umum berdasarkan atas asas pendelegasian.

F. Memberikan laporan tentang kegiatan Bidang Pembinaan Remaja Masjid kepada Ketua Umum.

G. Menyelenggarakan Rapat Bidang Pembinaan Remaja Masjid minimal dua bulan sekali.

M. Menggantikan posisi Ketua Umum apabila berhalangan tetap sebagai Pejabat Sementara Ketua Umum setelah KDP.


8. Bendahara ( B )

Pembantu langsung Ketua Umum yang bertanggung jawab dalam pelaksanaaan program pengelolaan keuangan. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

A. Menyimpan dan mengelola keuangan organisasi.

B. Menertibkan penggunaan keuangan Ta’mir Masjid “Al Furqan”.

C. Menerbitkan laporan keuangan secara berkala.

D. Memberikan laporan keuangan kepada Ketua Umum.




9. Wakil Bendahara (WB)

Pembantu bendahara dalam pelaksanaan program pengelolaan keuangan dan perlengkapan. Melaksanakan kegiatan antara lain :

A. Membantu bendahara dalam melaksanakan tugasnya dalam kegiatan-kegiatan organisasi sebagaimana tersebut dalam point 8.

B. Menggantikan bendahara berdasarkan atas asas pendelegasian.


10. Sekretaris Umum (SU)

Pembantu langsung Ketua Umum yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan program kesekretariatan dan administrasi. Melaksanakan kegiatan organisasi antara lain :

A. Mengatur dan mengelola surat menyurat organisasi secara umum.

B. Membuat draft surat keluar untuk ditandangani Ketua Umum.

C. Mengkoordinasikan seluruh sekretaris bidang dalam hal surat menyurat, agenda surat dan kesekretariatan.

D. Menjaga kebersihan, kerapian dan keindahan kantor sekretariat.

E. Memberikan laporan bidang kesekretariatan kepada Ketua Umum.

F. Menjadi sekretaris/notulis dalam rapat umum organisasi.


II. PENGAMBILAN KEPUTUSAN


Proses pengambilan keputusan Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” dilakukan dengan cara musyawarah yang terdiri dari:


2.1. Rapat Pleno.

a. Dihadiri oleh seluruh Pengurus Ta’mir Masjid, Majelis Syuro, Pengurus Remaja Masjid dan Pengurus Majelis Ta’lim Ibu-Ibu Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung”.

b. Dilaksanakan tiap tahun sekali.

c. Diselenggarakan dan dipimpin oleh Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung”.

d. Ketua Umum dibantu oleh Sekretaris Umum Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” memimpin jalannya rapat.

e. Membahas Laporan Tahunan Pengurus Ta’mir Masjid “Jami’ Griya Tipar Cakung” dan evaluasinya.

f. Memberi masukan/rekomendasi yang tidak mengikat kepada Pengurus Ta’mir Masjid ” Jami’ Griya Tipar Cakung” dalam menjabarkan Program Kerja untuk tahun berikutnya.


2.2. Rapat Kerja.

a. Dihadiri seluruh Pengurus Ta’mir Masjid ” Jami’ Griya Tipar Cakung”, Ketua Majelis Syuro, Ketua Pengurus Remaja Masjid dan Ketua Pengurus Majelis Ta’lim Ibu-Ibu Masjid ” Jami’ Griya Tipar Cakung”.

b. Ketua Umum dan Sekretaris Umum Ta’mir Masjid ” Jami’ Griya Tipar Cakung” sebagai pimpinan rapat.

c. Dilakukan satu tahun sekali untuk menjabarkan Program Kerja Musyawarah Jama’ah.

d. Merencanakan agenda kegiatan seluruh bidang selama satu tahun ke depan.

e. Menyusun anggaran baik pembiayaan maupun penerimaan secara terintegrasi.


2.3. Rapat Umum.

a. Dihadiri seluruh Pengurus Ta’mir Masjid ” Jami’ Griya Tipar Cakung” dan undangan khusus.

b. Ketua Umum dan Sekretaris Umum Ta’mir Masjid ” Jami’ Griya Tipar Cakung” menjadi pimpinan rapat.

c. Dilakukan minimum tiga bulan sekali untuk:

1. Membahas Laporan Kegiatan masing-masing bidang tiap tri wulan.

2. Melakukan koordinasi kegiatan antar bidang.

3. Mengambil keputusan organisasi baik intern maupun ekstern.

4. Melakukan evaluasi kegiatan tri wulan yang lalu.

5. Melakukan perbaikan kegiatan tri wulan yang akan datang.


2.4. Rapat Bidang.

a. Dihadiri seluruh pengurus masing-masing bidang dan undangan khusus.

b. Ketua Bidang dan Sekretaris Bidang menjadi pimpinan rapat.

c. Dilakukan minimum dua bulan sekali untuk:

1. Membahas perkembangan bidang.

2. Melakukan koordinasi kegiatan bidang.

3. Mengambil keputusan organisasi yang berkaitan dengan bidang kerja.

4. Melakukan evaluasi dan perbaikan kegiatan bidang.


2.5. Rapat Panitia.

a. Dihadiri seluruh panitia, baik Panitia Pengarah (SC) maupun Panitia Pelaksana (OC) dan undangan khusus.

b. Ketua dan Sekretaris Panitia Pelaksana menjadi pimpinan rapat.

c. Dilakukan sesuai dengan kebutuhan untuk:

1. Menyusun rencana kepanitiaan.

2. Membahas perkembangan jalannya kepanitiaan.

3. Melakukan koordinasi dan evaluasi kegiatan panitia.

4. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan secara teknis.

5. Mempersiapkan Laporan Pertanggungjawaban Panitia.



III. KOORDINASI KERJA


3.1. Motivasi dan Sosialisasi.

a. Motivasi kepengurusan disampaikan pada forum-forum rapat dan dalam acara pelaksanaan kegiatan.

b. Sosialisai kebijakan dan kegiatan dilakukan melalui forum-forum rapat, Lembar Informasi, Papan Pengumuman dan dalam acara pelaksanaan kegiatan.


3.2. Pendelegasian.

Pendelegasian kepengurusan dilakukan dengan menerbitkan Surat Pelimpahan Tugas.



3.3. Reshuffle.

a. Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus Ta’mir Masjid ” Jami’ Griya Tipar Cakung” dibahas dan dilakukan dalam Rapat Umum.

b. Surat Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus Ta’mir ” Jami’ Griya Tipar Cakung” ditandatangani Ketua Umum dan Sekretaris Umum.

c. Reshuffle atau pergantian personalia Pengurus Ta’mir Masjid ” Jami’ Griya Tipar Cakung” diumumkan kepada seluruh jama’ah melalui Lembar Informasi dan Papan Pengumuman.


3.4. Pelaporan.

Setiap amanah yang diemban oleh pengurus, kepanitiaan atau unit-unit lain di lingkungan Ta’mir Masjid ” Jami’ Griya Tipar Cakung” harus dipertanggungjawabkan dengan menerbitkan laporan. Supaya laporan yang disampaikan memiliki keseragaman, maka perlu ditetapkan standard format-format laporan tersebut, antara lain:

a. Format Laporan Tri Wulan Bidang, terdiri:

1. Pendahuluan.

2. Program Kerja Musyawarah Jama’ah untuk bidang yang bersangkutan.

3. Penjabaran Program Kerja bidang yang bersangkutan.

4. Agenda aktifitas bidang.

5. Realisai Program Kerja.

6. Laporan penggunaan dana.

7. Evaluasi.

8. Lampiran.

b. Format Laporan Tahunan Pengurus Ta’mir Masjid ” Jami’ Griya Tipar Cakung”, terdiri:

1. Pendahuluan.

2. Program Kerja Musyawarah Jama’ah.

3. Penjabaran Program Kerja tahunan masing-masing bidang.

4. Realisasi Program Kerja masing-masing bidang.

5. Laporan Keuangan.

6. Evaluasi.

7. Lampiran.


c. Format Laporan Pertanggungjawaban Pengurus Ta’mir ” Jami’ Griya Tipar Cakung”, terdiri dari :

1. Pendahuluan.

2. Program Kerja Musyawarah Jama’ah.

3. Realisasi Program Kerja masing-masing bidang.

4. Laporan Keuangan.

5. Evaluasi.

6. Saran.

7. Lampiran.


d. Format Laporan Panitia, terdiri:

1. Pendahuluan.

2. Persiapan kegiatan.

3. Pelaksanaan kegiatan.

4. Hasil-hasil kegiatan.

5. Laporan Keuangan.

6. Evaluasi.

7. Saran.

8. Lampiran.